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Wenn Ordinationsträume wahr werden

Rund 300 Arztpraxen werden jährlich in Österreich renoviert, adaptiert oder neu eingerichtet. Für Patienten sind es nur vorübergehende Aufenthaltsräume, für den Arzt und seine Mitarbeiter der tägliche Arbeitsplatz – und die Ansprüche an ein Wohlfühlambiente für alle steigen!


Fenster, Wasser, Heizung, Strom. Ordinationsumbauten in alten Gebäuden erfordern oft umfassende Maßnahmen.

Für Arztordinationen gelten die üblichen baulichen und betrieblichen Auflagen wie für andere Unternehmen auch – und noch einige mehr, wie etwa die Barrierefreiheit oder Räumlichkeiten zur Aufbewahrung von Arzneimitteln. Wer nicht neu baut, sondern aus vorhandenen Gegebenheiten – ob Wohnung, Büro, Geschäftslokal oder Ordination eines Vorbesitzers – das Beste machen möchte, der steht vor einer Reihe großer Herausforderungen. „Die Gründung einer neuen Praxis oder auch der Umbau einer bereits bestehenden Praxis stellt viele Ärzte oft vor große Probleme, da dieser gewaltige Schritt mit dem Beruf einhergehen muss. Die Probleme beginnen meist bei der Suche nach dem geeigneten Objekt, bei der Planung und auch Finanzierung für dieses Vorhaben und scheitern daher bereits vor der Umsetzung“, weiß Eva Pöschl, Geschäftsführerin des Linzer Beratungsunternehmens pöschlmed. Und sie weiß, wovon sie spricht, denn seit mehr als zehn Jahren begleitet sie Ärzte bei den Schritten auf dem Weg zur neuen Praxis.

Die Baustelle ist eröffnet!

Wie wichtig das ist, zeigt ein Blick auf die Zahlen: Ungefähr 90 % der Kunden kommen ohne konkrete Vorstellungen zum Erstgespräch und sind manchmal nicht sicher, ob der Schritt in die Selbstständigkeit überhaupt der richtige ist. Fragen, wie die Übergangszeit zu gestalten ist und „wie viel Risikofreude“ vertretbar ist, stehen am Anfang aller Überlegungen. Ob eine eigene Praxis, die Untermiete, eine Gemeinschaftspraxis oder die Ordi im Privathaus sinnvoll sind, hängt wohl auch sehr von den individuellen Vorstellungen einer Work-Life-Balance und den Ansprüchen des Einzelnen ab. Fragen zur Infrastruktur eines Standortes wie die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel oder die Nähe zu einer Apotheke runden schließlich das komplexe Entscheidungsportfolio ab.
Ist die Entscheidung gefallen, dann beginnt erst der eigentliche „Knochenjob“: Gemeinsam wird eine realistische Kostenaufstellung erstellt, die von der Medizintechnik über die Möbel und das Licht oder die EDV keinen Posten offen lässt. Auch das Thema „Objektsuche, -analyse und -beratung“ steht am Beginn des Weges, denn hier werden die entscheidenden Weichen gestellt. Das Know-how der Berater hilft hier wesentlich mit, Kosten zu sparen und teure Fehlentscheidungen zu vermeiden: „Ärzte sind als Mieter gerne gesehen, daher ist die Verhandlungsposition gegenüber dem Vermieter meist eine sehr gute und die Chancen, dass es eine Beteiligung bei den Investitionskosten gibt, ist oft hoch“, gibt Pöschl Einblick in ihre Erfahrungen. Wichtig ist es darauf zu achten, dass schon im Mietvertrag genau festzulegen ist, wer welche Kosten übernimmt. Auf einen Grundrissplan der künftigen Ordination sollte als Beilage zum Vertrag keinesfalls verzichtet werden! Noch ein Tipp der Expertin: „Bei der Auswahl der Immobilie ist im Hinblick auf spätere Mauern, Böden und Deckenkonstruktionen zu hinterfragen, ob ein Altbau, Neubau, die Teil- oder Komplettsanierung oder ein Neubau zu bevorzugen ist.“

Funktion, Form, Design

Ist einmal ein Standort fixiert, so wird mithilfe der Berater der optimale Ordinationsablauf gestaltet, sodass auf die individuellen Bedürfnisse hin die Raumaufteilung und Einrichtung abgestimmt werden können. Stehen diese Eckpunkte, geht es an die Planung und Angebotseinholung für die medizintechnische Ausstattung der Praxis. Den letzten Schliff erhält das Projekt dann durch die Auswahl der Farbgestaltung und des passenden Interieurs. „Wir helfen dem Arzt aber nicht nur bei der Auswahl, sondern bringen die Ideen vom Papier in die Praxis“, erklärt Pöschl. Konkret heißt das beispielsweise, als Ansprechpartner für Professionisten auf der Baustelle zu fungieren oder die Einschulung auf medizintechnischen Geräten zu organisieren.

Realistische Zeitplanung

Was Ärzte auf jeden Fall brauchen, wenn sie das Projekt „eigene Ordination“ angehen, ist Zeit. Die Bedarfsanalyse mit dem Beraterteam von pöschlmed umfasst immerhin rund 20 Seiten, dafür kann sich der Kunde aber sicher sein, nichts Wesentliches übersehen zu haben und vor bösen Überraschungen gefeit zu sein – zumal auch auf „Sollbruchstellen“ geachtet wird. „Nach einer ersten Analyse und einer groben Projektschätzung arbeiten wir erst weiter, wenn es auch vom Steuerberater grünes Licht gibt. Es hat wenig Sinn, wenn der Arzt alles im Detail plant und dann feststellt, dass das Geld nicht reicht“, betont die Expertin. Sie achtet penibel darauf, dass keine Stolpersteine übersehen werden, so wie etwa erforderliche Genehmigungen. „Ohne Baubescheid keine Handwerksleistungen!“, ist ihre Maxime und das ist gut so, denn damit schützt sie ihre Kunden vor unnötigen Ausgaben und Investitionen, die dann möglicherweise wieder rückgebaut werden müssen. Wie viel von diesem Know-how der Arzt tatsächlich beansprucht, bleibt ihm überlassen: „Wir haben ein Modulangebot und stehen auch mit kompakten Informationen bei Praxisgründungstagen oder Sanierungstagen zur Verfügung.“
Der Umbau einer Ordination ist ein Lebensprojekt – und dafür sollten sich die Mediziner genug Zeit nehmen. „In eine neue Ordination fließen viele 100.000 Euro, das sind keine Entscheidungen, die zwischen Tür und Angel getroffen werden können“, betont Pöschl und wünscht sich, dass „sich die Kunden zumindest zwei Tage für eine sehr intensive Planung frei machen. Mit unseren Checklisten haben wir damit die wichtigsten Daten erfasst und nur so können wir dann die Ärzte auch bei der Umsetzung wirklich entlasten.“
Vom Timing her weiß die Expertin, dass ein Kassenvertragsarzt vom Start der Arbeiten bis zur Eröffnung naturgemäß weniger Zeitfenster hat als ein Wahlarzt: „Eine Umsetzung ist meist in rund vier Wochen möglich, wenn die Planungsphase davor zwischen acht und zwölf Wochen liegt. Betriebsurlaube von Handwerkern sind meist im Sommer und zu Weihnachten, das muss einkalkuliert werden.“

Foto: R. HAIDEN

Die Top-3 Tipps zur Praxisplanung

  1. Nehmen Sie sich Zeit für die Erstberatung!
  2. Nutzen Sie die Chance auf einen virtuellen Rundgang durch die künftige Ordination.
  3. Ein guter Grundrissplan ist die Basis für alle baulichen Maßnahmen.