Scharfe Trennung
Wer seinen Kongressbesuch mit einem privaten Urlaub kombiniert, sollte einige Regeln beachten. Kleine Fehler passieren und die steuerliche Absetzbarkeit ist weg.
Kosten für den Besuch von Fortbildungsveranstaltungen und andere beruflich veranlasste Reisen stellen grundsätzlich aufgrund ihres Zusammenhangs mit der ärztlichen Tätigkeit Betriebsausgaben dar. Abzugsfähig sind hier Seminargebühren, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Wenn eine Aufteilung der Reisen in einen betrieblichen und privaten Anteil möglich ist, dann sind die anteiligen betrieblich veranlassten Kosten, also sowohl Aufenthaltskosten als auch die Kosten der Hin- und Rückfahrt, als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig.
„Die Reisekosten im Zusammenhang mit Fortbildungsaktivitäten wie Kongressen in entfernten Ländern sind traditionell eine beliebte Spielwiese bei Überprüfungen durch die Finanzämter“, mahnt Mag. Wolfgang Leonhart, Leonhart + Leonhart – Steuerberatung für Ärzte. Dabei geht es immer um die Frage, ob es sich nicht um ein „Mischprogramm“ handelt: Wenn nämlich eine kombinierte Kongress- und Urlaubsreise vorliegt, sind bisher nur die Kosten des Kongressbesuches samt Nächtigungskosten und Tagesdiäten an diesen Tagen abschreibbar, alle übrigen Kosten wie insbesondere die Flug- und sonstigen Reisespesen gelten als privat veranlasst und daher als nicht abschreibbar.
Ein höchstgerichtliches Urteil hat 2011 für Erleichterung gesorgt: Der Verwaltungsgerichtshof hat nämlich entschieden, dass bei Berufsreisen mit „Mischprogramm“ die Kosten der Hin- und Rückfahrt anteilig abschreibbar sind (VwGH 27.1.2011, 2010/15/0197). „Dies ist eine klare Verbesserung der Rechtslage“, so Leonhart. Dies gilt allerdings nur, wenn die Reise von vornherein als Fortbildungsreise mit vor- oder nachgelagertem Privatprogramm geplant war, wobei die beiden Phasen klar getrennt sein müssen. Leonhart: „Es muss daher der private Reiseabschnitt vom beruflichen Reiseabschnitt eindeutig unterscheidbar sein. Wenn ein untrennbar vermengendes Mischprogramm vorliegt, ist die gesamte Reise privat veranlasst, was die steuerliche Geltendmachung ausschließt.“
In der Praxis bedeutet dies, dass die Kosten der Hin- und Rückfahrt daher in einen steuerabsetzbaren und einen privaten Teil aufzuteilen sind. Das Aufteilungsverhältnis ergibt sich dabei in der Regel aus dem Verhältnis der ausschließlich betrieblich bzw. beruflich veranlassten Aufenthaltstage zu den übrigen Aufenthaltstagen. Die Reisetage selbst sind in diese Berechnung nicht einzubeziehen. Wenn während der An- und Abreise Nächtigungskosten oder andere Spesen wie beispielsweise für Visa anfallen, dann können diese so wie die Fahrtkosten anteilig abgesetzt werden. Tagespauschalien (Taggelder für Verpflegungskosten) für die Reisetage selbst stehen laut Judikatur freilich nicht zu, wenn es sich um eine Reise mit Mischprogramm handelt. Es ist jedoch zu beachten, dass für den Betriebsausgabenabzug von Reisekosten ein Nachweis erforderlich ist, der belegt, dass an den Fortbildungsveranstaltungen auch teilgenommen wurde. Die Nachweispflicht liegt hier beim Arzt, dieser muss die tatsächliche Anwesenheit bei der Fortbildungsveranstaltung gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen. Die bloße Zahlung der Teilnehmergebühr ist hier nicht immer ausreichend. Dies gilt insbesondere bei mehrtägigen Fortbildungsreisen in ein Urlaubsgebiet. Im Zweifelsfall ist die Vorlage des Tagungsprogramms und einer Anwesenheitsbestätigung beispielsweise in Form von Stempeln auf Anwesenheitslisten erforderlich, um nachzuweisen, dass die Reise tatsächlich zur beruflichen Fortbildung genutzt wurde. nm
