Firmenwagen: Was das Finanzamt prüft
Bei einer Betriebsprüfung wird nicht nur die Buchhaltung geprüft, sondern auch der Betrieb und seine inneren Abläufe.
„Bei Gebrauchtfahrzeugen ist für die Sachbezugsbewertung der Listenpreis im Zeitpunkt der erstmaligen Zulassung des Fahrzeuges maßgebend.“ Mag. Andrea Frais-Kölbl, Heller Consult Steuer- und Unternehmensberatung
Ziel ist es, die wirtschaftlichen Vorgänge so weit wie möglich zu erheben, um mit den gewonnenen Erkenntnissen die Buchhaltung auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen. „Für diese Außenprüfung ist das Finanzamt sachlich und örtlich zuständig, welches auch für die Veranlagung der Ertragssteuer zuständig ist. Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung“, erklärt Mag. Andrea Frais-Kölbl, von Heller Consult Steuer- und Unternehmensberatung. Die Prüfungsanordnung muss hinreichend bestimmt sein und folgende Punkte beinhalten:
- Form der Außenprüfung: z. B. Lohnsteuer- bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfung, abgekürzte Außenprüfung oder Betriebsprüfung
- Sachlicher Umfang: die zu prüfenden Steuerarten
- Zeitlicher Umfang: die zu prüfenden Besteuerungszeiträume
- Persönlicher Umfang: Wer ist der Abgabenpflichtige, Adressat und Empfänger der Prüfungsanordnung?
Firmenauto im Visier
Zuallererst wird überprüft, wie viele Kraftfahrzeuge (KFZ) im Betrieb sind und wie sie verwendet werden.
Stellt der Arbeitgeber das KFZ dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung zur Verfügung, spricht man von einem Sachbezug des Arbeitnehmers. Für den Sachbezug sind ebenfalls Lohnsteuer, Sozialversicherung und Lohnnebenkosten zu leisten.
Der Prüfer unterscheidet zwischen halbem und vollem Sachbezug: Der volle Sachbezug ist in Höhe von 1,5 % der Anschaffungskosten (inkl. Umsatzsteuer und NOVA) anzusetzen, jedoch begrenzt auf max. Euro 600,–/Monat (Euro 40.000,– * 1,5 %). Die Anschaffungskosten umfassen auch Kosten für Sonderausstattungen. Wird der halbe Sachbezug im Ausmaß von 0,75 % der Anschaffungskosten angesetzt, dürfen pro Jahr max. 6.000 km privat gefahren werden.
„Für die Überprüfung muss ein lückenloses Fahrtenbuch geführt werden. Dies bedeutet, alle betrieblichen und privaten Fahrten müssen chronologisch mit Abfahrtszeit, Ankunftszeit, Kilometerständen, Zielorten und Wegstrecken aufgezeichnet sein“, erklärt Frais-Kölbl. Ein Fahrtenbuch als Excel-Tabelle ist nicht zulässig, da diese Daten manipuliert werden können.
Der Prüfer zieht zur Nachberechnung der Wege einen elektronischen Routenplaner heran. Auch Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte gelten als Privatnutzung.
„Bei Gebrauchtfahrzeugen ist für die Sachbezugsbewertung der Listenpreis im Zeitpunkt der erstmaligen Zulassung des Fahrzeuges maßgebend. Sonderausstattungen bleiben in diesem Fall unberücksichtigt“, weiß die Steuerberaterin.
Sonderfall: Leasing
Die Anschaffungskosten eines Pkws oder Kombis, die als Leasingrate anfallen, werden mit jenem Betrag begrenzt, der einer Abschreibung für Abnutzung (AfA) auf Grundlage der Mindestnutzungsdauer von acht Jahren entspricht. Das Wesen des Aktivpostens liegt in der Korrektur von Aufwendungen, die sich aus der Leasingrate ergeben. Der Aktivposten ist nicht anzusetzen, wenn es sich um ein zumindest zu 80 % für Zwecke der gewerblichen Personenbeförderung eingesetztes Kraftfahrzeug handelt.
Luxustangente
Jeder PKW oder Kombi wird der sogenannten Angemessenheitsprüfung unterzogen. Übersteigen die Anschaffungskosten Euro 40.000,–, so gelten die Anschaffungskosten nicht als angemessen. Die Differenz zu Euro 40.000,– wird als Luxustangente ausgeschieden. Dies gilt sowohl bei Leasing als auch bei Kauf (Eigen- oder Fremdfinanzierung). Ebenfalls müssen die AfA wie auch die Leasingraten und Versicherungen prozentual abgewertet werden. Der oben erwähnte Sachbezug kann ebenfalls nur von max. Euro 40.000,– berechnet werden.
