Entscheidungshilfe
Professionelle Unterstützung bei Umbau oder Neuadaption ihrer Praxis erspart Ärzten nicht nur Ärger mit Behörden und Gewerken, sondern nimmt ihnen auch Verantwortung ab.
Eva Pöschl, pöschlmed.
Bei der Neuübernahme einer Praxis gibt es für den Arzt nicht nur jede Menge zu tun, sondern noch mehr zu bedenken und permanent Entscheidungen zu treffen: Welches Objekt eignet sich? Mieten oder kaufen? Übernehmen oder neu ausstatten? Adaptieren oder sanieren? …. Verschärfend kommen meist beschränkte Finanzbudgets sowie massiver Zeitdruck dazu. Und das alles in einem Metier, das Medizinern in der Regel nicht allzu nahe steht und wo entsprechende Eigenexpertise fehlt, sowohl im rechtlichen wie im technischen, letztendlich aber auch im funktionellen und – oft unterschätzt – im ästhetischen Bereich. „Natürlich muss eine Praxis in erster Linie funktionell sein“, erläutert Eva Pöschl, die mit ihrem Unternehmen pöschlmed niedergelassene Mediziner bei der Neuübernahme oder Sanierung ihrer Arztpraxis begleitet. Das gelte in besonderem Maße für die Behandlungsräume, „da hat Funktionalität klare Priorität. Entscheidend ist dabei neben technischen und hygienischen Überlegungen vor allem die Sicherstellung von optimalen Arbeitsabläufen, um dem Arzt möglichst viel Zeit für seine Patienten zu lassen.“ Pöschl weiß aber auch um die steigende Bedeutung von Design und Außenwirkung von Praxen, vor allem, was den Empfangs- und Wartebereich betrifft: „Dieser ist so etwas wie die Visitenkarte des Arztes. Design und Gestaltung sollen daher nicht nur einladend sein, sondern auch die Persönlichkeit des Arztes unterstreichen.“
Kompetentes Projektmanagement
Bis es aber so weit ist, dass sich Patienten in der neuen – oder neu gestalteten – Praxis wohl fühlen können, ist – um zum Anfang zurückzukehren – eine Menge zu erledigen. Die Herausforderung beginnt meist mit der Auswahl der richtigen Immobilie und endet noch lange nicht bei den notwendigen Behördenwegen, den Preisverhandlungen mit den benötigten Gewerken oder Fragen nach den Gewährleistungen bei eventuellen terminlichen Verzögerungen auf der Baustelle: eigentlich ein Fulltime-Job mit breiter Kompetenzanforderung. Es ist daher wenig verwunderlich, dass immer mehr Ärzte die Dienstleistung von professionellen Praxisplanern in Anspruch nehmen.
Ratsam ist, Unterstützung in einem möglichst frühen Stadium des Projekts zu suchen, noch bevor die erste Unterschrift unter einen Vertrag den späteren Verhandlungs- und Handlungsspielraum massiv einschränkt und Fehlentscheidungen nicht mehr – oder nur mehr mit großem finanziellen Aufwand – reversibel sind. „Als Verhandlungsgrundlage für einen Miet- bzw. Kaufvertrag empfehlen wir die Vorlage eines fertigen Grundrissplans bzw. eines Raumkonzeptes inklusive aller medizintechnischer Anschlussdaten, einen Orientierungsplan, auf dem genau ersichtlich ist, wann die Praxis eröffnet werden muss, eine Ausstattungsliste sowie einen detaillierten Beleuchtungs- und Ausstattungsplan“, erläutert Pöschl. „Das alles zusammen bietet eine gute Verhandlungsbasis bezüglich der Übernahme baulicher Investitionskosten. Erst wenn das erstellt ist, weiß man, wer was bezahlt. Bevor der Arzt irgendetwas unterschreibt, sollten diese Punkte festgelegt werden.“ Ein spezieller Punkt, der immer wieder vergessen wird, ist die Frage nach der Widmung der Immobilie. Die Verwendungsabsicht des Objekts als Arztpraxis müsse unbedingt im Miet- oder Kaufvertrag festgehalten werden, rät Pöschl, der Vermieter oder Eigentümer für die entsprechende Widmung haftbar sein. Bereits in dieser Frühphase ist eine professionelle Unterstützung durch einen Praxisplaner hilfreich. „Wenn ich als Patient krank bin, dann gehe ich auch sofort zum Arzt und suche nicht selbst jahrelang nach einer Lösung. Der Arzt sollte das gleiche machen, wenn er eine neue Praxis einrichtet oder Bestandspraxis grundlegend sanieren will“, meint Pöschl. Hier lange selbst herumzudoktern, koste viel wertvolle Zeit und Energie, bringt aber selten die gewünschte Lösung – etwa in Form des passenden Raumkonzepts.
Alles aus einer Hand
Vorteilhaft für den Arzt ist dabei, einen einzigen Ansprechpartner zu haben, auf den er sich verlassen kann, der Verantwortung, gegebenenfalls auch eine Haftung übernimmt und der garantiert, dass alles rechtzeitig fertig wird. Äußerst kurze Baufristen sind nämlich in der Praxis oft die eigentliche Herausforderung, nicht so sehr der Umbau an sich. Damit ein vorab festgelegter Bauzeitplan auch tatsächlich hält, braucht es einen Projektleiter vor Ort, ist Pöschl überzeugt: „Planer sollten die Baustelle überwachen, Ärzte damit möglichst wenig zu tun haben. Es reicht, wenn die Bauherrn in Form interner Protokolle regelmäßig vom Fortgang informiert werden.“ Denn auch ohne sich um die Details auf der Baustelle kümmern zu müssen, bleibt für den Arzt noch genug zu organisieren: Von der EDV über die Energieversorgung, Personalplanung oder die rechtzeitige Bestellung des Ordinationsbedarfs bis hin zur Beschilderung der neuen Praxis. Dafür stellen Praxisplaner ihren Kunden spezielle Orientierungspläne und „To-do-Listen“ zur Verfügung. Und natürlich muss sich der Arzt auch um die Finanzierung des Projekts kümmern.
Apropos: Ein Finanzplan sollte ebenfalls bereits erstellt sein, noch bevor die erste Unterschrift erfolgt. Auch dabei können Erfahrung und Know-how eines Praxisplaners hilfreich sein. Pöschl gibt als groben Richtwert für einen Innenausbau inklusive grundlegende Sanierung einer 150 Quadratmeter großen Praxis an: Mit 100.000 bis 150.000 Euro sei durchschnittlich schon zu rechnen. Das sei ebenso viel oder sogar ein bisschen mehr als bei einem völligen Neubau. Ein Finanzbedarf, der von Ärzten beim Fehlen eines umfassenden Finanzplans nur zu oft unterschätzt wird. vw
