Eine zu haben ist nicht genug!
Während Vereine oder die Gastronomie von gewissen Lockerungen rund um die Registrierkasse profitiert haben, ist für Ärzte lediglich eine Terminverschiebung relevant. Verpflichtende technische Sicherheitseinrichtungen müssen nicht bis 1.1.2017, sondern erst mit 1.4.2017 vorhanden sein.
Steuerberater Raimund Eller, Team Jünger Steuerberater OG, Partnerkanzlei von MEDTAX
Die Implementierung der Registrierkasse ist in den meisten betroffenen Praxen mittlerweile abgeschlossen. „Ab 1. April 2017 ist nun aber eine Signaturerstellungseinheit erforderlich, sodass die Registrierkasse eindeutig der Ordination zugeordnet werden kann“, erklärt Steuerberater Raimund Eller, Geschäftsführender Gesellschafter im „Team Jünger Steuerberater OG“.
Bereits seit 1. Jänner 2016 müssen alle Registrierkassen über ein Datenerfassungsprotokoll sowie einen Drucker bzw. eine elektronische Vorrichtung zur Übermittlung von Zahlungsbelegen verfügen. Der Manipulationsschutz besteht aus einer elektronischen Signatur, die auf jedem Beleg zu erfassen ist. Die Signaturerstellungseinheit verschlüsselt die Datensätze und verknüpft jede einzelne Buchung mit dem vorangegangenen Beleg. So wird sichergestellt, dass die Belege nicht im Nachhinein vom Rechnungsaussteller verändert werden oder Belege fehlen. Um die ärztliche Schweigepflicht zu wahren, müssen auf den Belegen keine Patientennamen vermerkt werden. „Dazu müssen eigene Zertifikate von speziellen Anbietern (ATrust, Global Trust) erworben werden. Anschließend ist über Finanz-Online eine Registrierung zu beantragen. Bei der Inbetriebnahme wird ein Startbeleg signiert und erstellt, der ausgedruckt und aufbewahrt werden muss. Am Ende jeden Jahres ist ein Jahresbeleg zu erstellen und aufzubewahren“, beschreibt Eller den Weg zur Signaturerstellungseinheit.
Häufige Buchungsfehler
Zusätzlich sind auch die Uhrzeit der Belegausstellung sowie der Barzahlungsbetrag nach Steuersätzen getrennt auszuweisen. „Sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Softwarehersteller, damit Sie optimal für die zweite Stufe der Registrierkassenpflicht 2017 gerüstet sind“, rät Eller. Besonders wichtig ist auch die richtige Bedienung der Ordinationssoftware: „In den vergangenen Monaten mussten wir feststellen, dass die Bareinnahmenlisten oft fehlerhaft sind“, weiß der Steuerberater. Insbesondere treten zwei Fehler immer wieder auf:
- Eine mittels Bankomat bezahlte Honorarnote wird als Barzahlung quittiert. Damit scheinen die Einnahmen doppelt auf, nämlich einmal fälschlich auf der automatisch erzeugten Bareinnahmenliste und ein zweites Mal richtig als Zahlungseingang der Bankomatkasse.
- Eine Honorarnote wird mit Zahlschein übergeben, die Zahlung erfolgt dann aber doch sofort, ohne dass ein Barbeleg erstellt wird. Ergebnis: Die Einnahme scheint gar nicht auf.
