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Datensicherheit und Selbstdisziplin …

… sind Voraussetzungen, um die Vorteile einer Home Office-Lösung ergänzend zu Ordination oder Spital ausschöpfen zu können. Kombiniert mit Funktionalität und harmonischem Design entsteht daraus ein Ort der Kreativität und Produktivität.


60 Prozent der Arbeitszeit sollten nicht im Sitzen verbracht werden. Viele Büromöbel-Produzenten bieten dafür sogenannte „Sitz-Steh-Arbeitstische“ an, deren Tischfläche samt allen Unterlagen und dem Bildschirm nach oben gefahren werden kann und sowohl sitzendes als auch stehendes Arbeiten ermöglicht. Ein Beispiel ist der Multi Level Desk von Svoboda Büromöbel.

Ein stets wachsender Mobilitätsanspruch erfordert von uns immer mehr Flexibilität in der Arbeitszeit – damit einhergehend aber auch die Arbeitsraumgestaltung. Eine zunehmende Zahl an Home Office-Lösungen, die ergänzend zum ursprünglichen Arbeitsplatz entstehen, ist eine logische Folge daraus. Das gilt für den Gesundheitsbereich wie für alle anderen modernen Arbeitsbereiche auch. Unterstützt wird die Entwicklung durch die zunehmenden Möglichkeiten der modernen Kommunikationstechnologien. Laut europaweiten Studien können sich heute drei von vier Arbeitnehmern zumindest vorstellen, verschiedene Tätigkeiten für ihren Arbeitsplatz von zu Hause aus durchzuführen. Für Selbstständige ist das Zweitbüro zu Hause ohnehin fast schon Standard.
Im Home Office lassen sich viele Tätigkeiten bequemer, aufwand- und zeitsparender bewerkstelligen als am Arbeitsplatz. Vor allem Kreative, die meist nicht auf Knopfdruck an ihrem Arbeitsplatz Ideen und Umsetzung liefern können, sondern hier eine zeitliche und räumliche Freiheit als Grundvoraussetzung für ihre geistige Entfaltung sehen, schätzen diese Freiheit. Aber auch wissenschaftliche Arbeiten, die Zurückgezogenheit und höchste Konzentration erfordern, gehen in privater Umgebung oft leichter von der Hand als in kollegialer Umgebung.
Aber Vorsicht! Es sollten nicht zu viele Tätigkeiten vom Arbeitsplatz nach Hause verlagert werden. Das kann sonst rasch zu einer als unangenehm empfundenen Vereinsamung führen, die auch durch vermehrten telefonischen oder Online-Kontakt mit Kollegen und Partnern kaum kompensierbar ist. Außerdem kann in größeren Organisationen schnell einmal „übersehen werden“, wer nicht präsent und persönlich wahrnehmbar ist. Vor allem auch dann, wenn es etwa um anstehende Beförderungen geht.

Disziplin & Zeitmanagement

Beim Arbeiten selbst ist höchste Disziplin und Organisationstalent erforderlich, um den Fallen des Home Office zu entkommen. Ganz allgemein lässt sich sagen, dass man im Home Office so arbeiten sollte, als wäre man gar nicht zu Hause. Das beginnt bei der Kleidung – Bürooutfit statt Jogginghose hilft dabei, sich selbst mental zu überlisten – und endet bei einem akkuraten Zeitmanagement. Damit lässt sich die Arbeitszeit zwar nicht beliebig erweitern, aber immerhin effizienter gestalten.
Wichtig ist auch eine räumliche Trennung zwischen Arbeits- und Wohnbereich. Das erleichtert den Rückzug und erhöht die Barriere für alle Bewohner, gemeinsam festgelegte und kommunizierte Grenzen auch als solche zu akzeptieren. Eine Tür, die je nach Bedarf offen bleibt oder eben geschlossen werden kann, hat zudem auch einen steuerlichen Mehrwert. Nur wenn das Büro ausschließlich der Büroarbeit dient und vom Wohnbereich durch eine Tür getrennt ist, kann die entsprechende Fläche des Privathauses oder der Wohnung auch steuerlich als Geschäftsaufwand geltend gemacht werden.

Datentransfer und -sicherheit

Eine moderne Kommunikationstechnik mit entsprechender Software ist als Basisausstattung für das Home Office fundamental. Um die Arbeitswege zu verkürzen, empfiehlt sich eine einheitliche und übersichtliche Benutzeroberfläche, die alle Anwendungen bündelt – vom Instant Messaging, über E-Mail bis hin zur Terminverwaltung. So können Mobile Worker schnell und problemlos von einem Kommunikationskanal zum nächsten wechseln, ohne zunächst durch verschiedene Programme navigieren zu müssen.
Um die zwischen Ordination und Home Office, zwischen stationären und mobilen Geräten gesendeten Daten vor unerwünschten Zugriffen zu schützen, ist eine Verschlüsselung unbedingt erforderlich. DI Mag. Robert Neureiter, Geschäftsführer des EDV-Anbieters VIATEC: „Die Sicherheit der Datenübertragung muss oberste Priorität haben, dass gilt in ganz besonderem Maße für das Arbeiten mit hochsensiblen Gesundheitsdaten. Daher müssen sämtliche Verbindungen nach außen verschlüsselt und passwortgeschützt sein.“ Es sei zudem sinnvoll, Passwörter regelmäßig zu ändern.
Mindestens am Ende jedes Tages sollten alle digitalen Daten mehrfach gesichert werden. Experten empfehlen zumindest ein mobiles und ein stationäres Konzept, erläutert Neureiter: Am sichersten: „Mehrere Medien an verschiedenen Orten.“ Das Sichern sollte möglichst einfach in der Handhabung sein, bei großen Datenmengen und damit verbundenen langen Sicherungszeiten empfiehlt sich die Installation einer automatischen Sicherungsroutine in den Nachtstunden.
Als mobile Datenträger bieten sich je nach Anforderung und Datenmenge eine Wechselfestplatte, ein CD-Brenner oder für sehr große Datenmengen ein DAT-Streamer an. Dabei werden die Daten aber jeweils nur am Ende des Tages gesichert. Bei einem zwischendurch auftretenden Festplattenschaden kann somit die Arbeit des Tages verloren gehen. Mehr Sicherheit bietet da eine stationäre Plattenspiegelung. Dabei werden sämtliche Daten gleichzeitig auf zwei Festplatten geschrieben. Beim Crash einer Festplatte arbeitet die andere ohne Datenverlust weiter.
Manche Experten raten bei der Datensicherheit auch zu einer „Cloud-Lösung“. Dabei befindet sich der Datenspeicher auf einem externen, geografisch meist weit entfernten Server und wird bedarfsorientiert angemietet. Die Daten befinden sich dann nicht mehr auf dem lokalen Rechner, sondern in der „Wolke“. Der Zugriff erfolgt meist über das Internet. Mit den notwendigen Maßnahmen und einem sicheren Equipment kann aber auch das Praxis- oder Kliniknetzwerk mit seinen Sicherheitsanforderungen über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) bis ins Home Office erweitert werden. Voraussetzung für eine solche Lösung ist, dass der Arbeitgeber dies wünscht oder überhaupt zulässt, sagt Neureiter, der Cloud-Lösungen im Gesundheitsbereich ohnehin für „grundsätzlich problematisch“ hält: „Da das Thema Sicherheit nicht ausreichend gelöst ist, bin ich da sehr skeptisch. Für Termine oder ähnliche Daten kann ich mir das schon vorstellen, bei Patientendaten aber keinesfalls.“

Arbeitsplatzgestaltung

Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz nicht gut sehen können, sind Probleme vorprogrammiert: Sie schaden Ihren Augen, werden schneller müde, machen mehr Fehler und verkrampfen schneller. Am besten ist ausreichend Tageslicht, das im Übrigen auch beim täglichen Kampf gegen das Übergewicht eine Rolle spielt. Lichtmangel und vor allem ein Fehlen von blauen Lichtanteilen in künstlichen Beleuchtungen verleiten dazu mehr zu essen. Bewegung und Gymnastik zwischendurch ist immer ratsam – und im Home Office sicher leichter zu bewerkstelligen als unter Kollegen. Voraussetzung dafür ist, dass man entsprechende Möglichkeiten schon bei der Planung berücksichtigt. Als Faustregel für gesundes Arbeiten gilt: 60 Prozent dynamisches Sitzen, 30 Prozent Stehen und 10 Prozent gezieltes Umhergehen. Dabei helfen zum Beispiel Sitz-Steh-Arbeitstische, deren Tischfläche samt allen Unterlagen und dem Bildschirm nach oben gefahren werden kann, oder Bürostühle, die ein gelegentliches Zurücklehnen ermöglichen. Ein solches dynamisches Sitzen fördert nicht nur die Durchblutung, sie wirken auch entlastend auf die Verdauungsorgane und beschäftigen die Bauchmuskulatur. Ein absolutes „No-no“ ist Essen am Schreibtisch, vielleicht sogar noch während der Arbeit.

Raumpsychologie

Die Gestaltung und Raumoptimierung von Arbeitsumgebungen hat wesentlichen Einfluss auf Erleben und Verhalten – und damit auf das Wohlbefinden, sagt der Wirtschaftspsychologe und Psychotherapeut Mag. Norbert Krennmair: „Die Feedback-Schleife Mensch und Raum wirkt auf unsere Verfassung ein, erzeugt Stimmungen und moduliert diese.“
Stimmungen, die ganz wesentlichen Einfluss auf die Produktivität haben. In seiner Seminararbeit „Raumpsychologie“ an der TU Graz schreibt Gernot Tilz etwa: „Im behaglichen Zustand arbeitet der Stoffwechsel sowie der Energieumsatz im menschlichen Körper auf einem relativen Minimum, dessen Niveau von der Körperaktivität abhängt. Der Kreislauf ist dann vergleichsweise entlastet. Folge davon sind große Leistungsreserven und höhere Belastbarkeit des Organismus. Daher ist eine angepasste Raumsituation nicht als Komfort anzusehen, sondern vielmehr als Erfordernis in Hinblick auf Leistung und Gesundheit.“ Lassen Sie Ihrer Kreativität also nicht nur in Bezug auf Ihre Arbeit freien Lauf. Investieren Sie auch in ein geeignetes Arbeitsumfeld. Die Investitionen werden Ihnen garantiert rückerstattet – und das nicht nur vom Finanzamt.           vw

Foto: Svoboda Büromöbel


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